Integraal en innovatief raadsinformatie systeem

Het rapport "Griffiers en digitalisering – Naar een sterkere lokale democratie, Den Haag: Rathenau Instituut" van 14 juni 2019 bekijkt het raadswerk vanuit de positie van de griffier en benadrukt nogmaals de sterke behoefte aan verbeteringen. Helaas zijn er momenteel te weinig specifieke ICT-instrumenten voor raadsleden, voornamelijk een klassiek Raads(documenten) Informatie Systeem (RIS), video-opnames van raadsvergaderingen, een tablet voor digitaal lezen en annoteren.

Een iRIS zoals hieronder beschreven is nog niet leverbaar. iRaad wil samen met raadsleden, griffies en lokaal actieve betrokkenen de specificaties formuleren en daartoe Proof of Concepts ontwikkelen. Deze zijn gebaseerd op principes van GEMMA, Common Ground en Open Overheid. 

Om meer strategisch over een integraal RIS na te kunnen denken nemen we de deelfuncties van het raadswerk als uitgangspunt. ICT moet immers dienend zijn aan de “bedrijfsfuncties”, dus aan het raadswerk. 

Om richting te houden is een informatieplan voor de griffie van morgen heel handig. Hier is een eerste versie van zo'n informatieplan, ter inspiratie.

Contouren van een iRIS

Om enig idee te krijgen waar we aan kunnen denken bij een innovatief RIS zijn hier de belangrijkste componenten van een eerste versie:
  1. WieEnWat-gids: het overzicht van maatschappelijke en burgerorganisaties, hun functies en personele invulling ervan. Een gedeelde thema-indeling en zicht op evenementen (IEKje) en activiteiten;
  2. Digitale Termijnagenda: de vertaalslag van het collegeprogramma naar een online, transparante en volgbare digitale termijnagenda op hoofdlijnen, met de programma’s, projecten en vraagstukken, met een planning van globaal (per jaar) tot exact (agendapunten);
  3. Startnotitie: snel en compact inzicht van een aan te pakken vraagstuk, door de gemeente of door een maatschappelijk initiatief.
    B    enoemen en agenderen van het vraagstuk en een snelle scan van 5 aandachtspunten: analyse, betrokkenen, kaders, ideeën, oplossingsrichtingen (vooral geen dichtgetimmerd  plan). Voorportaal van het OpenSamenspraakCanvas.
  4. OpenSamenspraak: het geheel van houding, beleid en werkwijze om de participatie bij ieder vraagstuk op het juiste niveau vorm te geven. Het OpenSamenspraakCanvas is de bijpassende applicatie. Het OpenRaadsvoorstel is de samenstelling van informatie uit het vraagstukdossier voor beeld-, oordeels- en besluitvorming in de raads- en commissievergaderingen.
  5. OpenSamenspraakCanvas: de verzameling van applicaties om de participatie bij ieder vraagstuk op het juiste niveau vorm te geven. Het OpenSamenspraakCanvas is daarbij het centrale deel.
  6. Raadswerk dashboard: een persoonlijk instelbaar dashboard op de deelapplicaties en relevante datasets, dat overzicht geeft en actualiteit, maar ook de informatieberg filtert. Onder andere met Oog&Oor en Monitorfunctie;
  7. Themadossiers: zich opbouwende informatie en kennis van een thema in de stad. 

Mogelijke ICT-bouwstenen

Deelapplicaties van iRIS

OpenSamenspraak

Gezamenlijk werken aan breed gedragen oplossingen van grote en kleine vraagstukken in de stad/wijk/buurt,

 door de gemeente, bewoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen,
 
ieder in de meest passende rol en met de bijbehorende verantwoordelijkheid.

OpenSamenspraakCanvas